Effizienter arbeiten mit der 5x3-Methode
Für mehr Effizienz, mehr Zielorientierung und weniger Stress im Büro
Die 5×3 Methode ist in der Büropraxis entstanden. Sie nutzt ein Notizbuch oder eine Kladde, ergänzt um ein paar sehr einfach, aber sehr effiziente Regeln. So beherrschen Sie das Chaos!
Die 5×3 Regel lautet: „Notieren Sie an 5 Werktagen jeweils Ihre 3 wichtigsten Aufgaben.“
Weitere Regeln:
- Versuchen Sie, diese drei Aufgaben vorrangig zu erledigen.
- Haken Sie jede Aufgabe ab, wenn Sie fertig sind.
- Schreiben Sie alles in das Buch – keine Zettelwirtschaft.
- Schreiben Sie Telefon- und Sitzungsnotizen in dieses Buch.
- Schreiben Sie alle Aufgaben und Ideen in dieses Buch.
- Archivieren Sie das Buch – als wertvolles Zeitdokument!
Das Werkzeug: die 5x3 Mappe
Um effizient und professionell arbeiten zu können, brauchen Sie auf professionelles Werkzeug. Die 5×3 Mappe im Format A5+ Quer.
Im Einzelnen brauchen Sie:
- Eine 5×3 Einlage im Querformat.
- Eine Lederhülle mit Platz für eins, zwei oder drei Einlagen.
- Ergänzende Notizeinlagen (liniert, blanko, kariert, …).
- Ggf. einen Wochenkalender, auch im Querformat.
- Eine Doppeltasche für Karten, Zettelchen, Belege, …
- Eine Doppeltasche mit Schnellhefter-Funktion.
- Ein gutes Schreibgerät.
- Ein Buchband.
- Einen Stifthalter zum Einkleben oder Anklemmen.
Warum die Methode funktioniert.
Im Büroalltag werden Sie mit Informationen und Aufgaben überschüttet. Sie bekommen Emails, Anrufe, Faxe, Briefe, werden auf dem Flur angesprochen, erhalten Aufgaben in Meetings und haben stets wiederkehrende Aufgaben, die an Termine gebunden sind. Vielleicht haben Sie auch eigene Projekte, die Sie vorantreiben müssen. Und Sie haben immer wieder Termine, die nicht vergessen werden dürfen.
Sie müssen Dinge notieren, Sitzungen protokollieren, Konzepte machen und dabei Ihre eigenen Ideen nicht vergessen. Und dass alles in Millisekunden, bitteschön.
Diese Flut muss bewältigt werden, hier müssen Sie den Überblick bewahren. Dabei hilft Ihnen keine Software. Selbst Programme wie Outlook helfen nur begrenzt und sind – selbst wenn Sie 200 Anschläge pro Minute schaffen – manchmal einfach zu umständlich. Sie verlieren den Überblick oder Sie brauchen lange, um sich einen Überblick zu verschaffen – zu lange.
Mit der 5×3 Methode und der 5×3 Mappe schaffen Sie Ordnung, indem Sie sich einen Ruhepol schaffen, eine Brücke, auf der Sie der Kapitän sind und den Überblick behalten.
Darum funktioniert die Methode 5x3:
- Mit den 3 Aufgaben, die Sie sich für jeden Tag vornehmen, steuern Sie sich selbst – halten Sie Kurs und verlieren sich nicht im Detail. Mit der 5×3 Mappe bewegen Sie sich außerhalb der EDV- Systeme (Outlook, SAP, Datev, ..) und werde von der Masse der Aufgaben nicht erschlagen.
- Wenn Sie jeden Tag auch nur 2 von den 3 Aufgaben schaffen, dann werden Sie in wenigen Wochen spürbar weiter dahin gekommen sein, wo Sie hin wollen.
- Wenn Sie genau einen Ort haben, an dem alles steht, was sie sich an diesem Tag notiert haben, dann wissen Sie immer, wo Sie suchen müssen und verlieren garantiert keinen Zettel mit einer wichtigen Information, gewinnen Sicherheit und sparen viel Zeit.
- Wenn Sie schnell etwas aufschreiben können, weil Sie nicht erst die richtige Stelle in Ihrem PC-Programm gefunden haben, dann werden Sie alles aufschreiben, nichts mehr vergessen und viel Zeit sparen.
- Wenn Sie am Ende des Tages jeden Punkt auf Ihrer Liste abgearbeitet haben, dann wissen, Sie, dass Sie nichts vergessen haben.
- Wenn Sie die wesentlichen Dinge, Ziele und Checklisten immer an diesem Ort wissen, dann haben Sie den Überblick immer in Ihrer Hand. Das macht souverän.
Das Buch zur 5x3 Methode
Zur 5×3-Methode gibt es ein Buch: „Die 5×3-Methode – Der praktische Einstieg ins Zeitmanagement“. Es besteht aus zwei Teilen: Der erste Teil beschreibt die 5×3-Methode ausführlich und in allen Details.
Der zweite Teil macht Sie zum Zeitmanagement-Profi: Sie können Aufgaben erkennen, ordnen und priorisieren. Sie lernen den Sinn von „Baustellen“ kennen und die vier Schritte, mit denen Sie auch eine große Aufgabenflut bewältigen werden. Sie wissen, wie Sie sinnvoll Zeit sparen können und haben am Ende den Überblick über das Thema Zeitmanagement.
Mehr dazu unter www.buettner-bloggt.de „Die 5×3-Methode“
