Jochen K. ist Leiter einer Einrichtung für suchtkranke Menschen und hat hier, genau so wie im Privatleben, viele Termine und Projekte, die organisiert werden wollen. Wie hilft ihm da X17? Ein Nutzerprofil:

Was mache ich den ganzen Tag:

Ich bin seit 28 Jahren als Leitungskraft in bisher drei sozialen Unternehmen tätig und in meinen Funktionen sowohl für Fachliches als auch für die betriebswirtschaftliche Leitung und die Personalführung verantwortlich. Zudem habe ich mit Mittelbeschaffung und Projektmanagement zu tun. Genauso wichtig ist mir die „Funktion“ als Familienmensch.

In beiden Bereichen versuche ich die Komplexität der ich ausgesetzt bin durch stetiges Vereinfachen entgegenzuwirken. Ständig viele Bälle in der Luft zu haben „ermuntert“ einen dazu.
Organisations- und Personalentwicklung, speziell Know-how-Transfer sind meine Leidenschaft und ich bin immer wieder auf der Suche nach dem Besserem. Als ehedem nicht gerade guter Schüler hat mich speziell das Thema Kreativitäts- und Moderationstechniken und Selbstorganisation gepackt.

Ich liebe das Buch „Lore´s Law“ von Scholz and Friends – mehr braucht es an Grundlagen-text für die Unternehmensführung nicht und finde mich wieder in dem Motto: Perfekt ist nicht wenn man nichts mehr hinzufügen, sondern nichts mehr weglassen kann.

Meine Tools zur Selbstorganisation:

Bis vor drei Jahren – da wechselte ich zu einem anderen Unternehmen – habe ich meine Terminplanung ausschließlich mit dem X17-Kalender vorgenommen. Nunmehr „muss“ ich ein I-Phone mit Lotus-Notes-Kalender benutzen; wobei der Zugriff auf Kalender anderer und der Möglichkeit „einzuladen und eingeladen“ zu werden durchaus komfortabel ist.
„Sicherheitshalber“ nutze ich weiterhin einen X17-A6-Timer in kastanienbraunem Leder für drei Einlagen. Die Kalenderfunktion sichert meine privaten Termine und Jobs ab. Die Notizen und das Datenregister meine privaten Interessen.

Beruflich nutze ich als zentrales Tool eine Wiedervorlagemappe und Projektmappen mit von außen sichtbarem wiederbeschreibbarem Index (von Exacompta) und X-17-Notizhefte in A4+ zum Skizzieren von Projekten und Dienstbesprechungen. Als Hülle die Texton in schwarz.

Für die schnelle Notiz am PC nehme ich den X17-A5quer – ebenfalls in Texton-schwarz.
Zusätzlich für kreative „Schübe“ und als Vorbereitung für Seminare benutze ich die Mind-Papers in A6 im Büro und in A7 für die „kleinen Selbst-Hypnosen – Affirmationen“.
Einen im Büro, einen privat für unterwegs.

Zur Archivierung nehme ich einen Karteikasten, der den Titel „Werkzeugkasten für Entwicklungshelfer“ trägt. Hierzu hatte ich auf dem X17-Blog schon mal einen Eintrag verfasst.
Außerdienstlich benutze ich meinen X17-A6-Timer und meine aus einem Mind-Paper-A-7 selbstgebastelte Brieftasche, die auch schon in diesem Blog vorgestellt wurde. Die bietet Platz für das X17-Adressbüchlein, Perso, EC- und Krankencard sowie Führerschein, Fahrzeugschein und ein paar Karteikarten. Dazu in einem Penholder der Petit-B.

Meine alten Notizbücher und Kalendarien sammle ich in den X17-Archivboxen; Ersatzmaterial in zwei X47-Archivboxen.

Meine Arbeitsweise:

Ich arbeite nach dem Prinzip des leeren Schreibtisches. Man könnte es auch das „Außen-hui-innen-pfui-Prinzip“ nennen. Mir geht es darum, jeden Morgen bei Arbeitsbeginn und jeden Abend bei Arbeitsende das Gefühl zu haben, dass da nichts unerledigt ist und ich alles im Griff habe.

Wenn der Schreibtisch morgens leer ist, kann der Tag ohne Altlasten starten und wenn ich gehe, dann weiß ich, dass ich jetzt alles bewegt habe. Das entlastet mich ungemein.

Um sich auch effizient den Tagesroutinen aber vor allem dem Kreativen / Planerischem widmen zu können, beherzige ich eine Grundidee, die auf Frederik Vester und die Gebrüder Buzan (Erfinder des Mindmapping) aufsattelt und die lautet:

Der Kopf / die „interne Festplatte“ muss einen freien Blick haben auf einen freien Platz / Schreibtisch, damit die Ideen Raum haben sich zu entfalten.

Wichtig ist mir auch, dass mir nicht irgendetwas „durch die Lappen geht“.

Um diesen Ansprüchen zu genügen, benötige ich eine entsprechende Arbeitsumgebung:

1. Einen Kalender, der mir „sagt“ was ich tun soll. Dieser liegt auf dem Schreibtisch.
2. Eine Wiedervorlage-Mappe (auf einem Regal neben dem Schreibtisch), in dem die Jobs Vorgänge) für den Tag enthalten sind. Meistens handelt es sich um einen bis mehrere Blätter:Notizen, Briefe, Mailausdrucke (Ja: ich drucke alle Mails aus, auch die die ich anderen schicke) und Aufträge die ich mir und anderen gebe. Dadurch geht einem nichts durch die Lappen und das weiß auch die Umgebung.Diese sogenannten Vorgänge werden auf den Termin, zu dem ich sie brauche gelegt oder auch mal ein paar Tage vorher, wenn ich einen Kontrolltermin vorgeschaltet habe. Alle Vorgänge werden mit dem Wiedervorlage-Termin versehen: falls mal eine Unterlage rausfällt, weiß ich wohin damit. Bis zu drei Blätter werden zusammen-getackert; darüber hinaus nehme ich Plastikeinschubhüllen; das vereinfacht auch das Ablegen und sortieren auf dem Schreibtisch.
3. Fächermappen für alle Vorgänge, die komplexer Natur (Projekte) sind und sowohl längerfristig angelegt sind, als auch zu umfangreich um sie in einer Wiedervorlage-Mappe unterzubringen. Hinzu kommen Mappen für immer wiederkehrende Sitzungen / Gremien.Dafür benutze ich Exacompta-Fächermappen, die ein Register aufweisen, das sich mit Bleistift immer wieder neu beschriften lässt, so dass ich bereits an der geschlossenen Mappen sehe was drin ist. So habe ich in Sitzungen die benötigten Unterlagen zu dem jeweiligen Tagesordnungspunkt immer sofort parat. Um den Überblick über diese Mappen nicht zu verlieren, habe ich ein Register angelegt und dieses vis á vis auf einem Whiteboard platziert.
4. X17-Notizbuch für Notizen zu Jobs, To-Do-Listen und Projekten unter dem Schreibtisch auf einem Rollcontainer
5. Mind-Papers ebenfalls für „kreative Schübe“ speziell um sie für Visualisierung auf Metaplan-Tafeln anzubringen auf dem Regal neben dem Schreibtisch
6. X17-A5quer vor dem PC für die schnelle Notiz bei der Rechnerarbeit.
7. Ein No-Go sind für mich Eingangs-, Ausgangs- und Bearbeitungskörbe. Diese verhindern das schnelle Erfassen der Aufgaben und zwingen dazu jeden Tag wieder zu schauen ob noch ein Job offen ist und dies erschwert die entspannte Haltung.

Nach jedem Job wird der Schreibtisch leer geräumt!

Hier noch mal die Systematik als Grafik:

Der weitere wesentliche Vorteil dieser Arbeitsumgebung besteht darin, dass ich (und auch andere, falls ich abwesend bin) problemlos alles finden und ich damit auch vertreten werden kanne, weil man schlimmstenfalls in einer Wiedervorlage-Mappe 31 Fächer durchsuchen muss oder die Fächermappen filzt.

Mein Arbeitstag verläuft entsprechend dieser Ablage-Organisation wie folgt:

1. Rechner starten, in Lotus-Notes den Kalender und den E-Mail-Account öffnen.
2. Aus meiner Wiedervorlage-Mappe den Kalenderausdruck des Tages (für Telefonnotizen etc. und damit ich den Tag vor Augen habe, auch wenn ich am Rechner arbeite) ablegen.
3. Die Vorgänge des Tages aus der Wiedervorlage-Mappe auf dem Schreibtisch nebeneinander in der Reihenfolge der Abarbeitung legen
4. Sollte ein weiterer Job / eine Anfrage (was auch immer) auf mich zukommen, wird zunächst geschaut, ob das sofort gemacht werden muss oder warten kann. Alles was weniger als 5 Minuten dauert mache ich gleich. Wenn etwas länger dauert und nicht dringlich ist, wird ein geeigneter Termin gesucht und die Unterlage zu dem Job (Brief, Mail, eigene Notiz bei z.B. Telefonaten) kommt in die Wiedervorlage-Mappe
5. Zum Tagesende alles wieder „zurückräumen“ oder gezielt auf einem Extra-Tisch ausbreiten – der Schreibtisch bleibt leer!
6. Am letzten Arbeitstag der Woche die nächste Woche vorbereiten in dem pro Tag aus dem Lotus-Notes-Kalender der Wochentag ausgedruckt wird und die Vorgänge die dazugehören in der Abarbeitungsreihenfolge in der Wiedervorlage-Mappe platziert werden.

Wie ich mit Terminen umgehe:

Ich bin von Terminen geflutet. In etwa die Hälfte bis zwei Drittel meiner Arbeitszeit verbringe ich in Sitzungen und Gesprächen die ich plane oder andere mit und für mich.
Auf solche Gespräche bereite ich mich genauso vor, wie ich mich auch Sitzungsagenden, die ich mit einem Simultanprotokoll koppele, vorbereite: Was und wie macht wer mit wem bis wann.

Im Übrigen lege ich erheblichen Wert auf Pünktlichkeit – für mich ist Unpünktlichkeit Ausdruck mangelnder Wertschätzung, weil Zeit das einzige ist, das sich nicht ersetzen lässt.

Wie ich mit Todos/Aufgaben/Idee umgehe:

Wir arbeiten mit Zielvereinbarungen, die damit beginnen, dass wir in einem zweitägigen Workshop die Aufgaben des Folgejahres erarbeiten und diese in eine Agenda (Baustellen genannt) einarbeiten. Daraus wird eine Übersicht nach Themen (Baustellen 20xx- Teil 1 – …) sowie nach Personen (Cockpit) angefertigt.

Ich selber verfahre ansonsten so, wie oben beschrieben.

Wie ich mit Delegation umgehe:

Da zitiere ich mal Matthias Büttner: „Die meisten Dinge kann ich mit einer Email delegieren. Ich delegiere auch mal an mich und schreibe mir selbst eine Email und/oder setze mich „cc“. Ich ordne dann die „cc“ Emails meinen Baustellenordnern zu. (….) Delegationen notiere ich mir (in der Wiedervorlagemappe).“

Delegation setzt Zielvereinbarung voraus und benötigt Kontrolle.

Wie ich es mit Gesundheit und Sport halte:

Kein Nikotin, kein Alkohol, der Versuch sich immer qualitativ hochwertig zu ernähren und vernünftig zu schlafen und zweimal wöchentlich Wing Tsun (chinesische Kampfkunst).
Zudem noch auf das Trimm-Rad und Gewichte.

Woran ich noch arbeiten muss:

Die Stringenz bei der Ernährung, dem Trimm-Rad und den Gewichten. Mehr Flüssigkeit aufnehmen und sich nicht so leicht nerven lassen.

Vielen Dank für diese Ausführungen.